Tiada Hari Tanpa Rapat

A conference is a gathering of important people who singly can do nothing but together can decide that nothing can be done. — Fred Allen

Fred Allen (1894-1956) nama aslinya John Florence Sullivan mulai dikenal dalam dunia hiburan sebagai pemain juggling dan akhirnya terkenal sebagai artis komedi di TV, Radio, Film.

---------------

Sebuah konferensi adalah pertemuan antara orang orang penting yang tidak dapat melakukan sesuatu sendiri, tetapi secara bersama-sama dapat memutuskan bahwa tidak ada sesuatu yang dapat dikerjakan. Suatu sindiran yang dilakukan Fred Allen terhadap orang orang yang kerjanya hanya menghadiri dari satu rapat ke rapat yang lain. Suatu bentuk pengangguran yang digaji dan merupakan pemborosan tingkat tinggi.

Anda mungkin saja bisa tersenyum dengan sindiran ini. Tapi mungkin pula para bawahan dalam perusahaan anda berkata dengan kalimat yang sama.

Banyak perusahaan yang seperti ini, disadari atau tidak. Rapat dilakukan rutin bagaikan ritual yang tidak boleh dilanggar. Ada yang mingguan, dua minggu, atau bulanan. Aneka nama dan jenis rapat tersebut dibuat, namun topik yang dibahas sebagian besar sama dan itu-itu juga. Rapat yang satu dan yang lainnya menjadi bias. Semua itu diperparah lagi dengan rapat yang berlarut-larut, bahkan ada yang sampai tengah malam, tanpa menemukan suatu solusi. Kemudian topik yang sama akan dibahas lagi pada rapat yang selanjutnya. Demikian seterusnya.

Peserta rapat lama kelamaan menjadi bosan dan hadir hanya sekedar mengisi daftar hadir. Rapat menjadi tidak produktif dan hanya membuang-buang waktu.

Menyelengarakan rapat yang efektif ada jurus-jurusnya. Hal ini terutama harus dipelajari dan diterapkan oleh pemimpin rapat yang mengen-dalikan jalannya suatu rapat.

Untuk mengukur apakah suatu rapat efektif atau tidak, perlu dijawab beberapa pertanyaan sbb:
1. Apakah rapat mempunyai agenda dengan topik pembahasan dan waktu yang jelas, dan dapat berjalan sesuai rencana?
2. Apakah pembicaraan dalam rapat hanya dikuasai orang-orang tertentu. Seseorang nampak ingin menonjolkan diri sedang yang lain menjadi pesakitan?
3. Apakah keputusan-keputusan yang sudah disepakati dalam rapat dijalankan secara konsekwen?
4. Apakah rapat mengunakan alat-alat bantu seperti flipcart, proyektor, papan tulis dsb, untuk membantu konsentrasi para peserta rapat?
5. Apakah rapat lebih banyak mencari kesalahan orang daripada mencari jalan keluar atau memutuskan tindakan masa depan?

Banyak orang mengalami, mengikuti rapat-rapat yang membosankan dan terkesan membuang-buang waktu. Namun secara rutin ia tetap saja mengikuti rapat-rapat semacam itu. Pemimpin rapat juga banyak yang menyadari bahwa rapatnya tidak efektif, namun juga tetap terus melaksanakannya tanpa perubahan. Mungkin hal ini juga terjadi di perusahaan anda?. ***


Salam,
Jan Kusnadi