Tiada Hari Tanpa Rapat

A conference is a gathering of important people who singly can do nothing but together can decide that nothing can be done. — Fred Allen

Fred Allen (1894-1956) nama aslinya John Florence Sullivan mulai dikenal dalam dunia hiburan sebagai pemain juggling dan akhirnya terkenal sebagai artis komedi di TV, Radio, Film.

---------------

Sebuah konferensi adalah pertemuan antara orang orang penting yang tidak dapat melakukan sesuatu sendiri, tetapi secara bersama-sama dapat memutuskan bahwa tidak ada sesuatu yang dapat dikerjakan. Suatu sindiran yang dilakukan Fred Allen terhadap orang orang yang kerjanya hanya menghadiri dari satu rapat ke rapat yang lain. Suatu bentuk pengangguran yang digaji dan merupakan pemborosan tingkat tinggi.

Anda mungkin saja bisa tersenyum dengan sindiran ini. Tapi mungkin pula para bawahan dalam perusahaan anda berkata dengan kalimat yang sama.

Banyak perusahaan yang seperti ini, disadari atau tidak. Rapat dilakukan rutin bagaikan ritual yang tidak boleh dilanggar. Ada yang mingguan, dua minggu, atau bulanan. Aneka nama dan jenis rapat tersebut dibuat, namun topik yang dibahas sebagian besar sama dan itu-itu juga. Rapat yang satu dan yang lainnya menjadi bias. Semua itu diperparah lagi dengan rapat yang berlarut-larut, bahkan ada yang sampai tengah malam, tanpa menemukan suatu solusi. Kemudian topik yang sama akan dibahas lagi pada rapat yang selanjutnya. Demikian seterusnya.

Peserta rapat lama kelamaan menjadi bosan dan hadir hanya sekedar mengisi daftar hadir. Rapat menjadi tidak produktif dan hanya membuang-buang waktu.

Menyelengarakan rapat yang efektif ada jurus-jurusnya. Hal ini terutama harus dipelajari dan diterapkan oleh pemimpin rapat yang mengen-dalikan jalannya suatu rapat.

Untuk mengukur apakah suatu rapat efektif atau tidak, perlu dijawab beberapa pertanyaan sbb:
1. Apakah rapat mempunyai agenda dengan topik pembahasan dan waktu yang jelas, dan dapat berjalan sesuai rencana?
2. Apakah pembicaraan dalam rapat hanya dikuasai orang-orang tertentu. Seseorang nampak ingin menonjolkan diri sedang yang lain menjadi pesakitan?
3. Apakah keputusan-keputusan yang sudah disepakati dalam rapat dijalankan secara konsekwen?
4. Apakah rapat mengunakan alat-alat bantu seperti flipcart, proyektor, papan tulis dsb, untuk membantu konsentrasi para peserta rapat?
5. Apakah rapat lebih banyak mencari kesalahan orang daripada mencari jalan keluar atau memutuskan tindakan masa depan?

Banyak orang mengalami, mengikuti rapat-rapat yang membosankan dan terkesan membuang-buang waktu. Namun secara rutin ia tetap saja mengikuti rapat-rapat semacam itu. Pemimpin rapat juga banyak yang menyadari bahwa rapatnya tidak efektif, namun juga tetap terus melaksanakannya tanpa perubahan. Mungkin hal ini juga terjadi di perusahaan anda?. ***


Salam,
Jan Kusnadi

Salahkan resesi atau lakukan perbaikan.

Any jackass can kick down a barn, but it takes a good carpenter to build one. — Sam Rayburn

Sam Rayburn (1882-1961) selama lebih dari 48 tahun menjadi anggota U.S. House of Representatives, dan penggagas utama program “New Deal” Franklin D. Roosevelt (1932-1938), yaitu program reformasi ekonomi segala bidang setelah Resesi besar (Great Recession).
---------------

Semua keledai dapat merobohkan gudang ternak, namun hanya tukang kayu yang ahli yang mampu membangunnya. Tanpa kita sadari proses reformasi di negara tercinta ini telah berjalan lebih dari sepuluh tahun dan belum menampakan hasil yang maksimal.

Demikian pula sekian banyak perusahaan yang mengalami kebangkrutan, meninggalkan hutang segunung dan menjadi zombie. Sebagian besar akan menyalahkan faktor eksternal perusahaannya. Kondisi ekonomi yang terpuruk, kurs dollar yang meningkat, inflasi yang tinggi, keamanan sangat buruk dan lain-lain alasan. Sedangkan faktor yang langsung berakibat pada perusahaan adalah terus naiknya upah buruh, biaya energi BBM, listrik, air, juga terus naik, belum lagi dengan maraknya demonstrasi karyawannya.

Yang pertama adalah bahan baku naik (karena kurs dan inflasi), kemudian biaya tenaga kerja dan overhead juga naik. Akibatnya harga pokok menjadi meningkat secara signifikan. Harga jual tidak dapat dinaikkan karena sekarang bersaing dengan produk negara-negara lain, misalnya produk dari China yang harga jualnya bahkan lebih murah dari harga pokok kita.

Bagaimana cara mengatasinya? Kandang dan gudang ternak kita sudah roboh dan rusak?

Jangan menyalahkan siapa-siapa atau mencari alasan diluar perusahaan anda. Lihatlah kedalam. Periksalah kembali jajaran manajemen anda, apakah lebih banyak terdapat para “keledai” atau lebih banyak “tukang kayu” yang handal?

Tukang kayu yang handal bisa jadi berada diantara jajaran manajemen anda. Berikanlah dia pekerjaan ini, untuk membangun kembali perusahaan yang sedang terpuruk. Bila tidak ada, anda bisa mulai berpikir mencari ahlinya dari luar perusahaan. Apakah dengan merekrut tenaga permanen, kontrak atau menyewa konsultan yang kompeten.

Oya…hati-hati dalam memilih konsultan! Saya selalu ingat dengan anekdot ini. “Konsultan adalah orang yang datang melihat jam tangan anda, dan memberitahu anda jam berapa saat itu dan kemudian membawa pergi jam tangan anda tersebut sebagai bayarannya”.

Salah memilih konsultan sama juga dengan salah merekrut karyawan di jajaran manajemen. Maksud hati meminta tukang kayu membangun kandang ternak, malah yang datang adalah kerbau gila yang semakin menghancurkan seluruh ladang.

Perhatikan karyawan anda. Jangan sampai anda banyak memelihara keledai dan melepaskan/ membiarkan pergi para tukang kayu yang handal.

salam,
Jan Kusnadi

Menang bukan menghancurkan lawan, tetapi sebaliknya menjadikan lawan menjadi sahabat/ mitra

.
Serious sport has nothing to do with fair play. It is bound up with hatred, jealousy, boastfulness, disregard of all rules, and sadistic pleasure in witnessing violence: in other words it is war minus the shooting. — George Orwell

George Orwell seorang novelis Inggris bernama asli Eric Arthur Blair (1903-1950). Lahir di India dan hidup dalam kemiskinan sampai umur tiga puluhan sebelum menjadi pengarang terkenal.

-----------------------

Olah raga di jaman ini sudah menjadi suatu industri bisnis yang sangat menggiurkan. Lihatlah bagaimana penyelengaraan olimpiade multi cabang, atau pertandingan satu cabang misalnya world cup sepakbola, Champion Club di tingkat regional maupun NBA basket tingkat nasional di AS. Semua menyerap sponsor jutaan bahkan milyaran dollar. Ratusan produk dan perusahaan terlibat didalam setiap event yang diadakan. Menjadi juara merupakan prestise suatu negara. Para olahragawannyapun menjadi celebritis dan kaya raya.

Tanpa bermaksud melecehkan sportivitas, olahraga baik jaman George Orwell sampai saat ini tidak berubah, tetap menimbulkan cemburu, sakit hati dan kesombongan. Unsur ini ada karena adanya persaingan. Ada yang menang dan ada yang kalah. Setuju atau tidak olahraga merupakan suatu “perang” tanpa senjata.

Olahraga sudah masuk sebagai suatu cabang dalam dunia usaha, sebaliknya dunia usaha juga memiliki ciri yang sama dengan olahraga.

Di dalam dunia usaha/bisnis, persaingan begitu ketat, ada yang melakukan fair play, ada yang berbuat curang. Sakit hati, iri hati, saling menjatuhkan dan saling menghancurkan. Segala macam cara dilakukan untuk menang. Siapa yang menang menjadi kaya raya, siapa yang kalah masuk comberan. Inilah perang.
Dunia bisnis sama seperti perang. Itulah sebabnya buku seni perang Sun Tzu menjadi bacaan wajib para mahasiswa MBA dan pengusaha.

Perang antara pengusaha modal besar dan yang bermodal pas-pasan. Perang antara yang pintar dan bodoh. Perang antara yang cepat dan lambat. Siapakah pemenangnya?

Semua orang tentunya ingin jadi pemenang. Betapa indahnya menjadi pemenang. Harga diri melambung tinggi. Kesombongan menyertai. Bagaimana dengan pihak yang kalah? “Emang Gua Pikirin!”

Kemenangan dapat membuat seorang menjadi lengah, dan secara jangka panjang kadang bisa berbalik menjadi kekalahan yang parah. “Lebih baik kalah dalam satu pertempuran tetapi menang dalam perang”, nasehat Sun Tzu.

Hal ini pula yang menyebabkan terjadinya krisis ekonomi global. Semua ingin menang tanpa memperdulikan pihak lain. Amerika sebagai negara besar super power merasa bisa menang dengan menekan negara kecil. Akhirnya sekarang apa yang terjadi?

Alangkah baiknya bila kemenangan itu dicapai bersama-sama dengan banyak pihak. Istilahnya Win-Win solution. Tidak ada pihak yang kalah disini. Semuanya adalah pemenang dan senang. Semua pihak mengalami kemajuan, pertumbuhan dan perkembangan.
Untungnya hal ini juga disadari oleh negara besar atau perusahaan besar. Mereka harus mengangkat lingkungan sekitarnya menjadi lebih besar, lebih bagus, lebih bertumbuh berkesinambungan, karena ini merupakan fondasi dasarnya. Dalam krisis ini, semua pihak harus bekerja sama untuk keuntungan bersama.

Alam sebenarnya juga memberikan contoh tentang hal ini. Amatilah burung kecil yang memakan kutu di punggung badak. Sang burung kenyang, sang badak bebas dari penyakit. ***


salam.

Team Work - berbagi tugas juga sebuah leadership

"Not the cry, but the flight of the wild duck, leads the flock to fly and follow."

-----Chinese Proverb


Pernah lihat atau memperhatikan bagaimana sekawanan angsa terbang? Mereka biasanya akan membentuk formasi yang sangat menakjubkan dan biasanya dalam bentuk huruf “V” dengan ujungnya menghadap depan “ < ”

Saya pernah dikirimi file power point tentang angsa terbang ini dan saya yakin file ini juga pernah mampir dalam inbox email anda.

Sekedar merefresh kembali arti dari formasi terbang angsa tersebut, mereka secara naluri membentuk V shape tentunya untuk memini-malisasi terpaan angin, sehingga mereka bisa lebih menghemat tenaga dan dapat menempuh jarak yang jauh. Angsa terdepan terbang memimpin rekan-rekannya dan menghadapi terpaan angin yang paling kencang. Teman-temannya di samping dan dibelakang menghadapi terpaan angin relatif lebih kecil. Bahkan beberapa angsa yang terbang dalam lindungan formasi tidak perlu capek-capek mengepakan sayapnya.

Beberapa waktu setelah angsa terdepan memimpin, berikutnya dia akan diganti oleh angsa kedua, dan begitu seterusnya. Semua angsa memperoleh giliran terbang di depan, sementara angsa yang lain bisa “istirahat” sejenak. Setiap angsa akan mendapat giliran menjadi pengikut sekaligus menjadi pimpinan.

Pernahkan anda melakukan survey, berapa kilometer mereka terbang saat bermigrasi?

Buat saya, ini adalah inspirasi yang benar-benar mengagumkan untuk leadership dan team work.

Kalau melihat perusahaan-perusahaan besar baik di Indonesia maupun di negara lain, yang mempunyai sejarah panjang, bahkan sudah ada yang ratusan tahun, tentunya tanpa disadari model kepemimpinan gaya angsa ini diterapkan.

Pada perusahaan keluargapun, sang ayah akan melatih anaknya mulai dari jabatan staff biasa. Bila tiba waktunya maka sang anak akan mengambil alih pimpinan sesuai dengan kemampuannya agar perusahaan yang dikemudikan tetap dapat terbang melaju secara lancar.

Sebaliknya, saya juga yakin dalam setiap perusahaan ada juga beberapa pemilik perusahaan, maupun manajer professional non keluarga yang takut memberikan ilmunya pada bawahannya. Sebisa mungkin dia akan menjaga agar posisinya tidak ada yang mengambil alih.

Berapa lama manajer model ini mampu bertahan? Lama kelamaan dia sendiri yang akan kehabisan tenaga. Kemudian efeknya adalah departemen atau perusahaan yang dia pimpin juga akan hancur bukan? Istilah anak abg sekarang adalah “sepuluh kali sepuluh….capekk dehh!” :)

Mudah-mudahan anda tidak termasuk dalam kategori ini, tapi sebaliknya pemimpin yang menerapkan filosofi angsa. ***